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秘书和秘书学概况综述

【来源:文学院 | 发布日期:2007-08-22 | 作者:chinese 】     【选择字号:
 

一、 什么是秘书学?   

秘书学是社会科学大家族中的一门新兴学科,是高等学校文秘专业的必修课,也是培养学生具备必要的秘书理论、秘书业务和较强的实践能力的一门基础课。

普通秘书学的通用性,决定了内容具有涵盖面广、实用性强的特点。秘书学的学习包含有对我国秘书工作历史的简略介绍,又有对秘书理论知识的必要阐释,更有对秘书工作实践的具体指导,将秘书史、秘书理论、秘书实务融为一体,使之对秘书实践更具指导意义。

现代文秘与公关是新兴的应用型学科。我国加入WTO组织以及实施西部大开发战略,各行各业急需大批的文秘与公关专业人才。现代文秘与公关学科前景广阔、任重道远。

根据社会发展的需要,秘书学始终培养着具有良好的职业道德、奉献精神和创新意识,具有扎实的专业基础知识、基本理论和基本技能,具有宽广的知识和文化素养,能够在各类机构中从事秘书、公关业务的中、高级专门人才;培养着一批批能够在高等、中等职业技术学校从事文秘教育教学和研究的教师、教研人员和其他教育工作者。

 

二、全日制文秘教育本科开设的专业课程有哪些?

  专业核心课:秘书学概论、文书学、公共关系学、社会心理学、组织行为学、市场营销学、传播学。专业必修课:现代管理学、档案与信息管理、写作、现代汉语、中国文化概论、中国通史、中国古代文学作品选读、中国现当代文学作品选读。专业系列限选课:公关系列(现代礼仪学、公关语言学、广告学、公关案例分析、书法);秘书系列(社会学概论、领导科学、中国秘书史、公文选读、科技概论);文学创作与批评系列(诗歌创作与批评、文学批评、小说创作与批评、影视艺术、企业文化、民间文学);语文教育系列(教师口语、 语文模拟课堂、比较语文教育、中外语文教育改革研究、语文教育史)。专业任选课:实用美学、文字学基础、社会语 言学专题、民俗学研究、外国文学作品选读、板书设计与训练、古典文献学、庄禅美学。

  自学考试现代文秘与公关(专科)、秘书学(专升本、高升本)应用型专业开设的主要课程有:毛泽东思想概论、文书学、秘书学、中国秘书史、档 案管理学、社会学概论、社会心理学、组织行为学、行政法学、现代管理学、领导科学、市场营销学、公共关系学、公关语言学、现代礼仪、应用写作、现代汉语、逻辑学、古汉语基础、大学语文、文学基本原理、实用美学、中国古代与现当代文学作品选读、公文选读、管理系统中的计算机应用、书法、英语等。

在秘书学发展历程中,如果将清代幕学视为我国秘书学的开端,迄今已有250多年的历史。而视秘书工作为学问,视秘书学为科学,并在全国范围内展开对秘书工作和秘书学的研究,则始于20世纪80年代。

   秘书作为古老的职业门类,在我国有着悠久的发展历史,但秘书学作为一门科学,是80年代以后才在我国兴起。

 

三、秘书学的研究对象有哪些?

至今大致有以下几种说法

1、“秘书工作”说:“以秘书工作为研究对象,是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。

2、“辅助管理说”:概括地说,秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。

3、“对象多元说”:概括说,秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。

4、秘书活动说:即学科对象,应为秘书活动

所谓活动,就是秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为

秘书活动的基本要素:

秘书人员??主体

秘书工作??客体,是载体要素。秘书活动只有依托和通过秘书工作,才能显示出自身的存在价值。

秘书方法??中介要素,包括思维方法、学习方法、工作方法、处世方法。

领导意图??潜在要素,是秘书活动的准绳和尺度。衡量某项秘书活动是否有效,往往视其能否如实而创造性地贯彻领导意图。

秘书环境??外在因素,包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境、办事环境;机构内部环境、组织内部环境、组织外部环境。

 

秘书学学科特征是什么?

秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。

其学科特征体现在:

1、知识的综合性

2、理论的应用性

3、学科的群体性

知识的综合性:秘书学是一门综合性,实践性很强的新兴学科。它与管理学、 领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系等学科有着密切的关系。

1)、秘书与管理学关系

两者的关系是密切,因此把它说成管理学的分支不无道理。

①秘书学的产生与发展,正是当代管理学科的发展需要。

②秘书部门是管理大系统的一个子系统,秘书工作是管理工作的一个组成部分,秘书为领导工作服务的过程,实际上是协助管理实施管理的过程。

③秘书工作的核心是辅助管理,提高管理效率和管理水平服务,这是它的出发点,也是它的归宿。

2)、秘书与领导学关系

秘书工作是为领导工作服务的,秘书工作是领导工作的扩展,伸延和辅垫。在秘书学领域中,要融入领导科学的理论和原则。秘书工作实践必须遵从的秘书工作,实际也要符合领导工作对秘书综合辅助客观要求的规律。

3)、秘书学和应用写作的关系。

4)、信息学属自然科学范畴,是研究信息的发生,获得传输存贮,加工处理,分类、识别,利用一般原理和方法的学科。信息工作是秘书工作的组成部分,信息理论技术有力推动办公室自动化。

理论的应用性:

秘书学是应用性学科,其表现是:(1)秘书学的理论知识,直接来源于生动的秘书实践,以及由此而产生的秘书活动经验;(2)秘书学的理论知识,直接受到秘书实践的检验,或证实,或修正,或补充;(3)秘书学的理论知识,直接指导秘书实践,并具有普遍意义。

学科的群体性:

即秘书学概论为主导的众多学科群。如:理论秘书学已有秘书学原理、秘书心理学;应用秘书学有行政秘书学、企业秘书学、商务秘书学、涉外秘书学等;历史秘书学已有中国秘书史、外国秘书史和中国公文史;技术秘书已有会议学、秘书技术和办公自动化。

 

秘书机构简介

狭义的秘书机构,是指担负文牍性工作,并直接为领导工作服务的办事部门,如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。

广义的秘书机构,是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能,并为领导工作和机关工作服务的办事部门,如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务。

 

秘书工作的基本原则

准确、迅速、求实、保密。

 

秘书工作的内容有哪些?

秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作,也称办公室工作;狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作,即人们通常所说的秘书业务工作。

广义的秘书工作,其主要内容归纳起来有以下几方面:

第一类是事务性工作,包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排;

第二类是管理性工作,包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等;

第三类是沟通支援性工作,包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。

 

八、秘书工作的基本类别

总体来说,秘书工作可分为办文、办会、办事三部分。

“办文”,“办会”、“办事”是秘书对秘书工作形式的精练概括。研究三者之间的关系,实际是为了认识秘书工作中的逻辑关系和事理,明确和突出不同的秘书工作的重心,增强对整体书工作的全盘认识,以便更好地贯彻秘书工作的原则,把秘书工作做好。

一、“办文”、“办会”“办事”三者的相对独立

(一)办文文字秘书称“办文”为“行文”。研究“行文”的意义就会透彻领会“办文”的特点“行文”可以指“写文”,即撰拟文书、起草文件等;要以指“走文”,即文件的收发、运转、传递等;还可以是两种意义综合,甚至是指由文书文件而产生的一切事务。由此可见,办文的核心是文字工作,这的特点就是办理围绕文字、文件、文书所展开的工作。针对办文工作,有对秘书人员撰制公文的要求,有收、发公文的处理程序,有明确的行文规则,所以,“办文”具有相对独立的工作系统。

(二)办会无论会议、会谈、还是会晤,“办会”就是办理有关的组织事务工作。“会”是聚,是多人参与的事,无论“议”还是“谈”,都是把大家各自的想法、主张、意见能通过聚在一起的形式统一起来,形成一个共识。所以秘书办会的一个中心任务就是起协调作用。在一定的时间、一定的空间内,既有各自的畅所欲言,心情舒畅,又有共识共通,一致认识,不留遗憾。秘书把“办会”称为“做会”。会议办得是否成功很大程度取决于秘书对会议是否做到精心策划、组织落实。必须定时定点做好一切会务,是办会的特点。针对会议特点,秘书还应总结出会议的要素,制定会议的基本程序,并把会议改革作为一项重要的研究课题提出来。这都表明“办会”的相对独立性。

(三)办事一切事务性工作都是“事”。广义地理解,“办文”、“办会”也是“办事”。所以,“事”的特点就是杂,无边无际,无尽无休,无时无刻。面对如此纷繁庞杂的事务,秘书的关键是摸索出事理,掌握规律,举一反三,才能尽量办好所有的事。秘书的所有制度和纪律要求,都是针对秘书办事效率和办事作风提出来的,“办事”的核心是认识事理,认识事理的目的在于提高办事悟性,较高的办事悟性才能使秘书懂事、能办事、把事情办出最佳结果。

二、“办文”、“办会”、“办事”三者的相互联系

(一)“办文”有时是通过“办会”解决的

秘书所办之文,是代表组织的,即使是以领导个人或法人代表名义发文,文书的形成也需要通过领导集体的讨论认可,也有必要集思广益。围绕着“办文”,领导可以通过开会交代撰文意图,秘书通过开会领会意图,可以通过集中讨论,分析归纳办文的要领,也可以通过会议来贯彻落实文件精神。即使是文件的传递运转,也可以能过会议来发传达。所以,“办会”,有的时候是“办文”的另一种形式。

(二)、“办会”离不开“办文”的工作

围绕着会议的筹备和组织落实,秘书要做的实际上一系列的文字工作的落实。从会议通知、会议议程表、会议手册到决定、决议、会议决录、会议简报、会议纪要,还有典型发言、领导讲话、开幕词、总发言等等,每一份会议文字材料的落实,对办会的会务秘书来说,都是实实在在的“办文”。通过会议所达到的一致目标,也是要靠文书来体现和留存的。围绕会议所形成的文字材料,是组织好会议的重要工具,也是贯彻落实会议精神的重要依据,还是记录记载会议的重要历史资料。所以,“办会”工作中融舍合着“办文”的工作。

(三)“办事”在多数情况下是通过“办文”或者“办会”体现的

以文书的形式或者会议的形式来交代办事意图,这是领导经常采取的交办方式。“办文”、“办会”也经常是秘书在处理事务时采取的具体方法,特别是在一些具体问题的处理上,秘书要通过会议收集信息,广泛征求解决问题的意见建议;能过文书的形式拿出解决问题的办法。

 

九、全国性秘书杂志目录

《秘书工作》(中共中央办公厅秘书局编)

《秘书》(上海大学编)

《秘书业务》(中共广东省委办公厅)

《秘书之友》(兰州大学)

《秘书界》(成都市秘书学会编)

《秘书学研究》(江汉大学编)

《文秘》(沈阳大学编)

《秘书学刊》(郑州秘书专科学校编)

 
 
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